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10 個最高效的時間管理技巧

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10 個最高效的時間管理技巧

你最後一次聽有人說他們太忙了而不能做某事是什麽時候?

不久以前,我醒來的時候只有足夠的時間做準備工作的能力,但幾乎沒有時間去做任何實質性的事情。而現在,我每天寫一篇幾千字得文章,閱讀至少一小時,聽播客,去健身房,同時管理一份全職工作。這不是吹牛,因為有人比我做得還要多。

當你使用最有效的時間管理處理事情時,一切都會變成可能。

時間管理並不復雜。歸根結底就是要有紀律,在沒人註意的時候執行每天都需要做的事情。這意味著當你沒有心情的時候仍然需要保持高效。時間管理很有挑戰性,但是能夠控製你的一天那麽這一切都是值得的。

下面是一些有效的時間管理技巧,你可以用它們來重新掌控你的每一天。

時間管理技巧的精華


  1. 讓你燃燒的欲望為你加油

    你有沒有想過,有些人為什麽能連續幾年每周都去健身房的?或者一些企業家是如何犧牲周末時間來獲得成功的?

    他們之所以能取得如此大的成就,是因為他們有決心/忠於職守,每天都避免讓自己分心。

    以科比·布萊恩特為例,他在訓練前幾個小時就會起床練習投籃。

    有人稱之為找到你的激情,有人稱之為找到你生命的意義。但不要想太多 —— 只需想象一下你理想中的生活是什麽樣子的。

    你會做什麽工作?你會有什麽樣的生活方式?很可能你現在的生活和你想要的生活之間有一些差距。

    用這些答案為你的理想生活設定有意義的目標。你就能夠度過困難時期,集中精力管理你的時間。

  2. 跟蹤自己是如何利用時間

    如果你不知道自己是如何度過每一天的,那麽你就是在浪費時間。

    不相信?

    數據顯示,平均每個人每天花在手機上的時間為 3 個小時。這只是你智能手機所占用的時間,不包括你的 “休息” 和你一天的其他部分。這就是為什麽追蹤你的時間是了解你的時間花費以及優化它的關鍵。

    現在有很多關於時間追蹤的軟件,比如 Atracker。當你第一次使用這個應用程序來跟蹤你的時間時,你會覺得 “很奇怪”。想象一下,在休息期間和休息後,當你閱讀和看電視時,記錄你的時間。

    事實上,跟蹤你的一切時間消費並不是最有效的,只會讓你覺得自己像個機器人。至少在我追蹤自己的時間將近一年之後,情況是這樣的。

    相反,只專註於跟蹤你最重要的任務。例如,如果你今天的目標是寫篇 3000 字的文章,那麽就記錄下來。跟蹤一整天的所有任務只會讓你精疲力盡。一個好的經驗法則是,每天拿出 2-5 個小時來做有成效的工作。

    有動力地完成 4 項任務比有壓力地完成 8 項任務要好的多。

  3. 學會適應突發事件

    想象一下自己為第二天設定目標:

    你寫下你要做的事情,並估計完成每項任務需要多長時間。因為今天是星期一,你知道你的一天會是怎樣的。然後,你的老板突然要求你完成一項艱巨的任務,把工作推到晚上 7 點。下班後你很累,但你的孩子和妻子仍然需要關註——所以你花時間和他們在一起。不知不覺中,已經是晚上 10 點了,該上床睡覺了。

    上面的場景對每個人都是不同的,但是結果是一樣的 —— 什麽都沒做。

    很多次,我都經歷過這樣的日子,睡覺前總是很失望。但是,現實是你需要變得善於適應意想不到的事情。

    怎麽做?

    盡可能保證你一天的時間。這意味著早起 2 到 3 個小時來完成最重要的任務。它還意味著評估你當前的環境以充分利用它。

    在上下班的路上,聽一段教育性的播客,而不是音樂,隨身攜帶一本書,這樣你就可以在空閑時間閱讀。

    現在,想想你一天中沒有充分利用的領域。

  4. 用這個詞來表示有效的時間管理

    “一個人不可能不勞而獲。幸福是要付出代價的……” —— 奧爾多斯·赫胥黎,

    我知道你討厭說 “不”。我自己也不喜歡說這個詞。但事實是,你一直在不知不覺中說 “不”。因為每次你對某事說 “是”,你就在別的地方說了 “不”。

    世上沒有不勞而獲的事。當一個朋友約你出去喝酒並說“好”的時候,你已經對寫 500 字說了 “不”,或者你已經對花時間和家人在一起說了 “不”。

    一整天,你都會收到各種各樣的請求 —— 從倒垃圾到花時間和朋友在一起。這取決於你關註什麽是重要的,以及你將如何度過你的時間。

    說 “不” 並不總是答案,但是學會什麽時候說 “不” 會幫助你在一天中騰出更多的時間。

    所以,學習一下說 “不” 的優雅藝術。

  5. 將重要任務添加到日程中

    “給我六個小時來砍樹,我會花前四個小時磨斧頭。” —— 亞伯拉罕·林肯

    你每天可以花 5 個小時來工作,但還是在浪費你的時間。

    怎麽做?

    通過處理錯誤的工作。

    這是我過去一直在努力的事情,如果你想最大限度地利用你的時間,你就需要避免它。

    花大量的時間計劃你將如何達到你的目標。例如,如果你希望做一個成功的商業調研,那麽你就需要知道誰已經完成了你想做的事情。然後,設定一兩個你認為有助於你實現目標的目標。讓你的目標變得聰明些。

    聰明的目標是具體和相關的。這樣你就可以跟蹤它們並確保它們是可以實現的。設定明智的目標能保證你在完成重要任務時富有成效。

    幾年前,我想創建一個 SEO (搜索引擎優化)業務。問題是我對此一無所知,我花了幾個月的時間來建立我的網站。

    結果呢?

    完成我的網站後,我意識到我對 SEO 不像我之前想的那麽感興趣。也就是說,我從零開始,浪費了幾十個小時建立了一個我從未使用過的網站。

    SMART 目標本可以避免我的這種命運。

  6. 只完成重要的事情

    用高效的工作填滿你的日程表並不是時間管理的唯一目標。這是關於只完成你最重要的任務。否則,你會發現自己陷入了一場賽跑,每天都有未完成的事情要做。

    首先,弄清楚你想做什麽 —— 你想升職嗎?你想通過自媒體賺錢嗎?

    一旦你設定了明智的目標,就把它們分解成日常可執行的目標。專註於你最重要的任務,並首先完成它們。每天花不超過 3 到 4 個小時來完成這些目標。這是假設你有一份全職工作,否則你會精疲力竭。

    像 Gary Vaynerchuk 這樣的成功企業家每天都要工作很長時間。但是,這對大多數人來說是不可持續的。

    不久前,我在全職工作之外還安排了超過 5 個小時的工作。當我只專註於提高效率時,我的人際關系受到了影響。我也沒有得到我想要的結果。

    然而,更少的時間迫使我尋找捷徑,於是我只專註於最有效的任務。

  7. 限製你在每項任務上的時間

    帕金森定律指出,工作將會不斷擴大,直到填滿可用的時間。所以給自己 4 個小時去完成一件事,你就真的會花這麽多時間去做。

    回想一下你在學校的時候,有一篇論文要寫,如果你和大多數人一樣,你會拖延到最後一刻 —— 然後在幾個小時內完成論文。

    這就是運動中的帕金森定律。

    為了有效地利用時間,你需要為每一項工作設定一個上限。剛開始會很有挑戰性,但是你很快就會學會最大化你的時間。

    例如,如果你必須寫篇 3500 字的文章,給自己 4 個小時來完成。那麽寫 3500 字需要 2 個小時,剩下 2 小時來編輯潤色。如果你發現自己時間不夠,下次再增加一個小時。

    這是一個永無止境的過程。但是,你練習得越多,效率就會越高。

  8. 每天給你的大腦充電

    你可以擁有世界上所有的動力;但是如果沒有清醒的頭腦,你就會筋疲力盡。

    冥想不是炒作,它確實是有效的。冥想有助於你大腦的表現。

    如果你下班回到家,疲憊不堪,不知道今天過得怎麽樣,你就會知道不活在當下是什麽滋味。想象一下半睡半醒地去上課。然後,想象一下在課堂上感到精力充沛並提出問題的樣子。

    第二個例子是活在當下如何影響你的工作質量。與其半心半意地完成任務,不如提高工作質量。

    那麽,你是如何冥想的呢?

    我是這麽開始的:

    當我第一次開始冥想時,我不知道自己在做什麽。最終,我開始使用一款有指導的冥想應用,並從此享受冥想的過程。

    從眾多闡述這一主題的資源中學習,體驗改變人生的益處。

  9. 使用這個策略來保持專註

    你是一個能同時處理多項任務的人嗎?

    如果你的回答是肯定的,那麽你就是在犧牲效率。

    在今天,大多數人都為自己是一名 “多任務者” 而自豪。就連大公司的經理們也為自己能同時處理多項任務而感到得意。

    盡管企業面臨著做更多事情的壓力,但多任務處理並不是解決方案。

    為什麽?

    因為你會花更長的時間來完成任務,犯更多的錯誤。這是一個兩敗俱傷的局面。

    相反,集中精力高效地完成一項任務。這樣做可以幫助你避免耗盡精力,少犯錯誤。但是,專註於一項任務說起來容易做起來難。

    作為之前的多任務處理者,我在寫作時需要看手機,在閱讀時需要看電視。盡管我想集中精力,但這確實很有挑戰性,而且是有原因的。在今天的社會裏,每天都有數以千計的幹擾。

    研究表明,一個普通人每天能看到 5000 多個廣告。再考慮到工作、家庭義務,我們很清楚為什麽自己很難集中精力。

    一個對我有效的解決方案是冥想和在 Pomodoro 中工作。Pomodoro 工作法包括每隔 20 到 45 分鐘工作一次,中間休息 5 到 10 分鐘。例如,你不停地工作25 分鐘,休息 5 分鐘,然後重復。

    使用 Pomodoro 工作法可以幫助你保持專註而不會精疲力竭。

  10. 不斷尋求改進

    時間管理並不是一項你只需要練習一次就能寫進簡歷的技能。這是一項需要大量時間投入和耐心的技能。僅僅通過閱讀這篇文章,你不可能成為管理時間的專家。

    但你也不需要學習很多策略。很可能你知道一些如何更好管理時間的技巧,但卻沒有運用它們。所以你的解決方案就是創造一個高效的環境。

    跟隨有生產力的人,傾聽專家分享關於生產力的建議。很快他們的好習慣就會開始對你產生影響。

    當你記錄你的時間,記錄你的進步;你就能知道你的時間管理得有多好,你在哪些方面做得不夠。

    當你變得更好的時候,你會知道完成一項任務需要多長時間,並且能夠提前計劃。

最後


想象一下,設定一個目標,並對自己能夠實現它充滿信心。

即使你沒有做到,你也知道你至少會取得顯著的進步。這都是因為你成為了管理時間的大師。

更好地管理我的時間使我能夠控製我的每一天。它給了我說 “不” 和提高工作質量的力量。如果你願意付出,你也可以成就偉大的事情!

現在你已經知道了一些最有效的時間管理技巧,選擇一種來做。一旦你掌握了一個步驟,再繼續下一個。

很快,你就會成為一臺高效的機器 —— 上午 10 點完成的工作比世界上大多數人一天的工作還要多。